POLÍTICA GLOBAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD (LATAM)

Marco Normativo

La presente política se rige por la legislación de la República de Colombia, específicamente la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como por los estándares regionales equivalentes en materia de protección de datos personales en los países de Latinoamérica donde Alena Suite presta sus servicios.

Principios Rectores

Alena Suite aplica de manera integral los siguientes principios para el tratamiento de datos:

• Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales.
• Seguridad: La información se maneja con las medidas técnicas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

Datos Recolectados

Alena Suite recolecta las siguientes categorías de datos:

1. Identificación y contacto: Nombres, apellidos, documento de identidad, dirección de correo electrónico, teléfono.
2. Información de facturación y transacción: Datos bancarios necesarios para el procesamiento de pagos, historial de transacciones.
3. Datos de uso del servicio: Direcciones IP, registros de acceso, tiempos de navegación y comportamiento dentro de la plataforma.
4. Contenidos cargados por el usuario: Toda la información que el usuario introduzca en los módulos de CRM, LMS o TMS.

Finalidades del Tratamiento

Los datos son tratados para los siguientes fines:

• Prestación integral de servicios SaaS (Alena CRM, Alena LMS, Alena TMS).
• Gestión de cuentas de usuario y administración del servicio.
• Soporte técnico y atención al cliente.
• Facturación, cobro y procesos contables.
• Comunicaciones comerciales sobre actualizaciones, nuevas funciones o promociones.
• Garantizar la seguridad de la plataforma y prevención de fraudes.

Derechos de los Titulares (Habeas Data)

De acuerdo con la normativa aplicable, el usuario tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia o autoridades regionales competentes.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios legales.

Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Para ejercer cualquier derecho de Habeas Data, el titular deberá enviar una solicitud formal al correo electrónico: contacto@alenasuite.com. La solicitud será atendida en los términos legales establecidos por la Ley 1581 de 2012.

Seguridad, Transferencia y Transmisión Internacional

Alena Suite implementa estándares de seguridad de alto nivel para proteger la información contra pérdida o acceso no autorizado. El usuario autoriza expresamente la transferencia y transmisión internacional de sus datos a servidores de terceros proveedores de infraestructura tecnológica (hosting/cloud) para garantizar la continuidad del servicio.